VDRs: eine neue Realität der Datenräume oder ein überbewertetes Phänomen?

Was ist ein VDR (virtueller Datenraum)?

Die meisten Menschen haben eine Vorstellung davon, was ein VDR ist oder haben in der Vergangenheit damit gearbeitet. Nach der Wikipedia-Definition ist ein VDR ein Online-Speicher für Informationen, der zur Speicherung und Verteilung von Dokumenten verwendet wird.

Wir sind im Bereich Fusionen und Übernahmen tätig und würden einen virtuellen Datenraum als eine Umgebung beschreiben, in der alle relevanten Unternehmensmaterialien und -dokumente interessierten Parteien präsentiert werden. Diese Parteien sind meist mögliche Käufer (oder Investoren) für ein Unternehmen. Das Material reicht von rechtlichen, finanziellen oder allgemeinen Dokumenten über das Unternehmen und kann sehr umfangreich sein.

Wann wird ein VDR eingesetzt (im Bereich M&A)

In den meisten Fällen wird ein virtueller Datenraum zur Erleichterung der Due-Diligence-Prüfung bei einer M&A-Transaktion eingesetzt. Dies kann auch bei Private-Equity- und Risikokapital-Transaktionen der Fall sein. Während des Prozesses werden interessierten Käufern oft vertrauliche Unternehmensdaten vorgelegt. Auf diese Weise können diese möglichen Käufer ihr Wissen über das zu verkaufende Unternehmen vertiefen und entscheidende Punkte prüfen, bei denen sie mögliche Risiken sehen. Interessierte Käufer können Zugang zu bestimmten Bereichen des Unternehmens erhalten und verschiedene Arten von Due Diligence (rechtlich, steuerlich, operativ, finanziell usw.) durchführen.

Verliert der physische Datenraum seine Existenzberechtigung?

In einem physischen Datenraum werden Informationen in Form von Akten und Dokumenten zur Verfügung gestellt, die in Ordnern, Mappen und Kisten aufbewahrt werden. Investoren, Kaufinteressenten und potenzielle Bieter lassen ihre Due-Diligence-Teams den physischen Ort aufsuchen und die verfügbaren Informationen analysieren. Ein physischer Datenraum ist sicher, da keine Dokumente kopiert werden oder den Raum verlassen dürfen, es sei denn, sie wurden von den zuständigen Personen genehmigt. Es scheint der Vergangenheit anzugehören, dass Mitarbeiter zu einem physischen Standort reisen müssen. Wir sehen daher, dass physische Datenräume ihre Position an den virtuellen Datenraum verlieren. Derzeit gehen wir davon aus, dass zwischen 10% und 25% aller M&A-Transaktionen noch einen physischen Datenraum nutzen. Was glauben Sie, welcher Prozentsatz nutzt noch einen physischen Datenraum?

Der Übergang von einem physischen Datenraum (DR) zu einem virtuellen Datenraum (VDR)

Bei der Due-Diligence-Prüfung wurde traditionell ein physischer Datenraum für die Offenlegung von Dokumenten genutzt. Aus Gründen der Kosten, der Effizienz und der Sicherheit haben virtuelle Datenräume den traditionelleren physischen Datenraum weitgehend ersetzt. Nachstehend finden Sie weitere Informationen zu diesen Vorteilen und den Gründen, warum virtuelle Datenräume (VDR) den physischen Datenräumen (DR) vorgezogen werden. Glauben Sie, dass der physische Datenraum auch in Zukunft genutzt werden wird?

Welche Vorteile hat ein virtueller Datenraum im Vergleich zu einem physischen Datenraum?

Wir sehen viele Vorteile eines virtuellen im Vergleich zu einem physischen Datenraum. Auch wenn der VDR in der Praxis noch lange nicht perfekt ist, denken wir, dass der Due Diligence-Prozess über Datenräume einen weiten Weg zurückgelegt hat. Due Diligence-Prozesse können und werden optimiert. Allerdings ist der VDR noch immer nicht mehr als eine technische Umgebung. Das vollständige Projektmanagement eines Due Diligence-Projekts, das in einem VDR durchgeführt wird, muss von Menschen durchgeführt werden.
Mögliche Vorteile eines VDR für den Käufer:

• Zeitersparnis (keine Reisen erforderlich)
• Komfort (das Studium des Materials im Datenraum kann in der eigenen Zeit erfolgen)
• Faire Wettbewerbsbedingungen (alle Käufer haben die gleichen Informationen)
• Dokumente online lesen

Mögliche Vorteile eines VDR für den Verkäufer:

• Kosteneinsparungen (muss nur einmal eingerichtet werden, keine physische Verfügbarkeit)
• Einfacher Aufbau (der Zugang zu den Dokumenten kann pro Käufer geregelt werden)
• Transparenz (die Aktivitäten der einzelnen Käufer können zurückverfolgt werden)
• Paralleler Prozess (mehrere Käufer können den Datenraum gleichzeitig besuchen)
• Sicherheit (wenn das System korrekt eingerichtet ist)

Natürlich gibt es auch mögliche Probleme oder Nachteile von VDRs:

• Sicherheitsrisiko (wenn das System ausfällt oder gehackt wird)
• Die Systemgeschwindigkeit kann niedrig sein
• Einhaltung von Rechtsvorschriften
• Nicht-digitale Informationen sind schwer darzustellen oder müssen erst gescannt werden

Wer sind die Anbieter von VDR's

Auf dem Markt gibt es eine große Anzahl von VDRs, die alle unterschiedliche Lösungen rund um den virtuellen Datenraum anbieten. Einige Anbieter von virtuellen Datenräumen sind:

• iDeals
• DRS
• Caplinked
• Ethosdata
• Intralinks
• Merrill-Datenbank
• Abobe VDR

Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter?

Alle verschiedenen VDRs haben Vorteile und ihre spezifischen Stärken und Schwächen. Einige sind für sehr große, komplexe Geschäfte geeignet. Das bedeutet aber oft auch, dass diese VDR's einen höheren Preis haben. Eine sehr spezifische Funktionalität ist nicht immer für jedes M&A-Projekt erforderlich. In diesem Artikel wollen wir nicht näher auf jeden einzelnen VDR-Anbieter und sein Angebot eingehen, da dies wahrscheinlich Teil einer umfangreicheren Studie wäre, die wir zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlichen können.

Welchen Anbieter bevorzugen Sie und welche Vorteile sehen Sie?

Sind Sie an einer detaillierten Studie und Übersicht über die Anbieter von VDRs auf dem Markt interessiert?

Preisgestaltung der verschiedenen Anbieter von virtuellen Datenräumen (VDRs)

Was die Preisgestaltung betrifft, so gibt es VDRs, die einen festen Betrag in Kombination mit Gebühren pro Nutzung berechnen. Andere VDRs, die wir sehen, berechnen nur die Anzahl der Seiten, die in ihr VDR-System aufgenommen werden. Man muss mit verschiedenen (zweistelligen) Centbeträgen pro im VDR genutzter Seite rechnen. Im Moment ist es noch ein Markt, auf dem die VDRs versuchen, Marktanteile zu gewinnen und der bevorzugte Anbieter zu werden. Wie sind Ihre Erfahrungen mit der Preisgestaltung von VDRs?

Was ist wichtig, um einen effizienten DR-Prozess (Datenraum) zu organisieren?

VDRs bieten normalerweise nur eine technische Infrastruktur. Die Strukturierung der Daten und die Verwaltung des Prozesses eines Due-Diligence-Projekts ist eine ganz andere Geschichte. Wenn es sich um einen Unternehmensverkauf größeren Umfangs handelt, bei dem möglichen Käufern eine große Anzahl von Dokumenten vorgelegt werden muss, ist es wichtig, dies auf effiziente Weise zu strukturieren.

Wichtig ist, dass Sie sich im Vorfeld eine strukturierte Vorgehensweise überlegen. Sie müssen festlegen, welche verschiedenen Bereiche von Geschäftsdaten Sie in Ihrem Datenraum verwenden wollen, bevor Sie mit der Einrichtung der technischen Umgebung beginnen. Wir haben Mitarbeiter, die täglich mit Datenraumprozessen zu tun haben. Wenn Sie ein Feedback zur Strukturierung eines Datenraumprozesses wünschen, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen. Was ist Ihrer Meinung nach wichtig, um einen guten Datenraumprozess zu organisieren?

Was sind häufige Fehler in VDR-Prozessen (Datenraum)?

Wir haben viele verschiedene Datenraumprozesse gesehen, bei denen wir ernsthafte Fragen hatten. Die Beispiele reichen von der Verwendung einer eigenen, nicht gesicherten Umgebung bis hin zu einem Mangel an Management und Führung. Bei einer 250-Millionen-Euro-Transaktion sahen wir, wie ein Unternehmen eine eigene virtuelle Umgebung verwendete, die keine echte Struktur hatte und nicht gesichert war. Alle Dokumente konnten ungesichert heruntergeladen werden, und die Struktur des Datenraums war unzureichend. Außerdem wurde der Datenraum vor Beginn des Projekts nicht bestückt, und während des Prozesses wurden ständig neue Dokumente hinzugefügt, was das Projekt ineffizient machte.

Manchmal sehen wir auch, dass Unternehmen eine Sekretärin für die Verwaltung des Datenraums verantwortlich machen. Obwohl dies nicht unbedingt etwas Schlechtes sein muss, ist es wichtig, dass der Manager des Datenraumprojekts (Due Diligence) Erfahrung mit der Verwaltung eines Datenraums hat. Die Einsparung von Ressourcen für einen Datenraum kann sich am Ende als teure Entscheidung erweisen, wenn das Projekt scheitert oder sich verzögert. Wenn ein seriöser und qualifizierter Käufer aufgrund der schlechten Qualität des Datenraumverfahrens aus dem Prozess aussteigt, kann der Verlust höher sein als die erzielten Kosteneinsparungen.

Haben Sie bei einem Datenraumverfahren lustige oder misslungene Dinge gesehen, die Sie näher erläutern möchten?

Die Zukunft der VDRs

Im Bereich der VDRs gibt es einige neue Entwicklungen. Die Branche befindet sich noch sehr in der Entwicklung. Wir erwarten, dass VDRs ihre Funktionalität erweitern und sich auf eine Nische des Marktes konzentrieren werden. Dabei kann es sich entweder um kleinere und einfachere Lösungen zu einem niedrigeren Preis handeln (manchmal sehen wir Berater, die Dropbox als Beispiel verwenden). Wir erwarten, dass sich die größeren Anbieter auf umfangreichere Lösungen mit mehr Funktionen konzentrieren, die einen höheren Preis haben. Welche neuen Entwicklungen sehen Sie? Wohin wird sich der Markt Ihrer Meinung nach entwickeln? Bitte teilen Sie uns Ihre Gedanken unten mit.