Les VDR : une nouvelle réalité des data rooms ou un phénomène surestimé ?

Qu'est-ce qu'une data room virtuelle (DRV) ?

La plupart des gens ont une petite idée de ce qu'est une DRV, ou ont déjà travaillé avec dans le passé. La définition de Wikipédia d'une DRV est un dépôt d'informations en ligne qui est utilisé pour le stockage et la distribution de documents.

Nous sommes actifs dans le domaine des fusions et acquisitions et nous décririons data room virtuelle comme un environnement permettant de présenter tous les documents et contenus pertinents de l'entreprise aux parties intéressées. Ces parties sont généralement des acheteurs (ou des investisseurs) potentiels pour l'entreprise. Les documents peuvent être des documents juridiques, financiers ou généraux sur l'entreprise et peuvent être très complets.

Quand utilise-t-on une DRV (dans le domaine des fusions et acquisitions) ?

Dans la plupart des cas, on utilise une data room virtuelle pour faciliter le processus de due diligence lors d'une opération de fusion et d'acquisition. Cela peut également être le cas dans les opérations de capital-investissement et de capital-risque. Au cours de ce processus, les données de l'entreprise, souvent confidentielles, seront présentées aux acheteurs intéressés. De cette façon, ces acheteurs potentiels peuvent approfondir leur connaissance de l'entreprise à vendre, et vérifier les éléments essentiels présentant des éventuels risques. Les acheteurs intéressés peuvent avoir accès à des secteurs spécifiques de l'entreprise et effectuer différents types de contrôles préalables (juridique, fiscal, opérationnel, financier, etc.).

La data room physique est-elle en train de perdre son existence ?

Dans une data room physique, les informations sont mises à disposition sous la forme de fichiers et de documents placés dans des classeurs, des dossiers et des boîtes. Les investisseurs, les acheteurs et les enchérisseurs potentiels demandent à leurs équipes de due diligence de se rendre sur le lieu physique et d'analyser les informations disponibles. Une data room physique est sécurisée, car aucun document ne peut être copié ni quitter la salle sans l'autorisation des personnes compétentes. Cependant, le déplacement des personnes vers un lieu physique semble appartenir au passé. Par conséquent, nous constatons que les data rooms physiques perdent leur place au profit des data rooms virtuelles. Actuellement, nous pensons qu'entre 10 et 25 % de toutes les transactions M&A utilisent encore une data room physique. Selon vous, quel pourcentage utilise encore une data room physique ?

Le passage d'une data room physique à une data room virtuelle

Le processus de due diligence utilise traditionnellement une salle de données physique pour partager des documents. Pour des raisons de coût, d'efficacité et de sécurité, les data rooms virtuelles ont largement remplacé les data rooms physiques, plus traditionnelles. Nous vous donnons ci-dessous plus d'informations concernant les avantages et les raisons pour lesquelles les DTV sont préférées aux data rooms physiques. Pensez-vous que la data room physique continuera à être utilisée à l'avenir ?

Quels sont les avantages d'une data room virtuelle par rapport à une data room physique ?

Nous voyons de nombreux avantages à une data room virtuelle par rapport à une data room physique. Bien que la DRV soit loin d'être parfaite dans la pratique, nous pensons que le processus de due diligence via les data rooms a fait un long chemin. Les processus de due diligence ne cessent d'être optimisés. Cependant, la data room virtuelle n'est toujours rien de plus qu'un environnement technique. La gestion complète d'un projet de due diligence exécuté dans une DRV doit être assurée par des personnes.
Avantages possibles d'une DRV pour l'acheteur :

Gain de temps (pas de déplacement nécessaire)

Confort (l'étude du matériel dans la data room peut se faire à son propre rythme)

Des conditions de concurrence équitables (tous les acheteurs disposent des mêmes informations).

Lecture des documents en ligne

Avantages possibles d'une DRV pour le vendeur :

Réduction des coûts (ne doit être configurée qu'une seule fois, pas de disponibilité physique)

Facilité de mise en place (l'accès aux documents peut être réglementé selon l'acheteur)

Transparence (l'activité des acheteurs individuels peut être retracée)

Processus parallèle (plusieurs acheteurs peuvent visiter la data room simultanément)

Sécurité (si le système est correctement configuré)

Bien entendu, les DRV peuvent également présenter des problèmes ou des inconvénients :

Risques de sécurité (si les systèmes tombent en panne ou sont piratés)

La vitesse du système peut être faible

Conformité juridique

Les informations non numériques sont difficiles à présenter, ou doivent d'abord être scannées

Qui sont les fournisseurs de DRV

Il existe un grand nombre de DRV sur le marché et tous offrent des solutions différentes autour de la data room virtuelle. Certains fournisseurs de data rooms virtuelles sont :

iDeals

Caplinked

Ethosdata

Intralinks

Merrill Datasite

Adobe VDR

Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque fournisseur ?

Chaque DRV possède ses propres avantages, points forts et points faibles spécifiques. Certains sont adaptés aux transactions très importantes et complexes. Cependant, cela signifie souvent que ces DRV ont un prix plus élevé. Des fonctionnalités très spécifiques ne sont pas toujours réellement nécessaires pour chaque projet de fusion et d'acquisition. Dans cet article, nous ne souhaitons pas entrer dans le détail de chaque fournisseur de DRV et de son offre, car cela ferait probablement l'objet d'une étude plus approfondie que nous pourrions publier ultérieurement.

Quel fournisseur préférez-vous et quels avantages y voyez-vous ?

Seriez-vous intéressé par une étude détaillée et un aperçu des fournisseurs de DRV sur le marché ?

Prix des différents fournisseurs de data rooms virtuelles

En ce qui concerne la tarification, il existe des DRV qui facturent un montant fixe combiné à des frais par utilisation. D'autres DRV ne facturent que le nombre de pages ajoutées dans leur système. Il faut penser à plusieurs (dizaines de) centimes par page stockée dans la DRV. À l'heure actuelle, il s'agit encore d'un marché où les DRV tentent de gagner des parts de marché et de devenir le fournisseur privilégié. Quelle est votre expérience en matière de tarification des DRV ?

Qu'est-ce qui est important pour organiser un processus efficace de data room ?

Les DRV ne fournissent normalement qu'une infrastructure technique. Structurer les données et gérer le processus d'un projet de due diligence est une toute autre histoire. S'il s'agit de la vente d'une entreprise d'une taille importante, où un grand nombre de documents doivent être présentés aux acheteurs potentiels, il est important de structurer le tout de manière efficace.

Il est essentiel de réfléchir à l'avance à une approche structurée. Vous devez déterminer les différentes sections de données commerciales que vous souhaitez utiliser dans votre data room avant de commencer à alimenter l'environnement technique. Nous avons des collaborateurs qui ne gèrent que des processus de data room quotidiennement. Pour obtenir un retour d'information sur la manière de structurer un processus de data room, n'hésitez pas à nous contacter. Selon vous, qu'est-ce qui est important pour organiser un bon processus de data room ?

Quelles sont les défaillances courantes des processus de DRV ?

Nous avons été témoins de nombreux processus de data room différents, concernant lesquels nous avions de sérieuses questions. Les exemples vont de l'utilisation de son propre environnement, non sécurisé, à un manque de gestion et de leadership. Au cours d'une transaction de 250 millions d'euros, nous avons vu une entreprise utiliser son propre environnement virtuel qui n'avait aucune structure réelle et n'était pas sécurisé. Tous les documents pouvaient être téléchargés sans sécurité et la structure de la data room était insuffisante. De plus, elle n'était pas alimentée avant le début du projet et de nouveaux documents étaient ajoutés en cours de processus, ce qui rendait le projet inefficace.

Parfois, nous voyons aussi des entreprises confier la gestion de la data room à un secrétaire. Bien que cela ne soit pas nécessairement une mauvaise chose, il est important que le responsable du projet de data room (due diligence) ait de l'expérience dans la gestion d'une data room. Économiser des ressources pour une data room peut s'avérer un choix coûteux en fin de compte, si le projet échoue ou est retardé. Si un acheteur sérieux et qualifié abandonne le processus en raison de la mauvaise qualité de la data room, la perte peut être supérieure aux économies réalisées.

Avez-vous été témoin des situations amusantes ou d'échecs dans un processus de data room que vous souhaitez développer ?

L'avenir des DRV

Il y a beaucoup de nouveaux développements dans le domaine des VDR. Le secteur est encore en plein développement. Nous nous attendons à ce que les VDR étendent leurs fonctionnalités et se concentrent sur une niche du marché. Il peut s'agir de solutions plus petites et plus simples à un prix plus bas (nous voyons parfois des conseillers utiliser Dropbox par exemple). Nous nous attendons à ce que les grands acteurs se concentrent sur des solutions plus étendues, avec plus de fonctionnalités, et dont le prix est plus élevé. Quels sont les nouveaux développements que vous voyez ? Comment voyez-vous l'évolution du marché ? Faites-nous part de vos réflexions ci-dessous.