I VDR: una nuova realtà di sale dati o un fenomeno sopravvalutato?

Cos'è un VDR (Virtual Data Room)?

La maggior parte delle persone ha un'idea di cosa sia un VDR o ha lavorato con esso in passato. La definizione di Wikipedia di un VDR è un repository online di informazioni che viene utilizzato per l'archiviazione e la distribuzione di documenti.

Siamo attivi nel campo dell'M&A e descriveremmo una data room virtuale come un ambiente per presentare tutto il materiale e i documenti rilevanti dell'azienda alle parti interessate. Queste parti sono per lo più possibili acquirenti (o investitori) di un'azienda. Il materiale varia da documenti legali, finanziari o generali sull'azienda e può essere molto esteso.

Quando si usa un VDR (nel campo dell'M&A)

Nella maggior parte dei casi, una data room virtuale viene utilizzata per facilitare il processo di due diligence durante una transazione M&A. Questo può anche essere il caso nelle transazioni di private equity e venture capital. Durante il processo i dati aziendali, spesso confidenziali, saranno presentati agli acquirenti interessati. In questo modo questi possibili acquirenti possono approfondire la loro conoscenza dell'azienda in vendita e possono controllare gli elementi cruciali dove vedono possibili rischi. Gli acquirenti interessati possono avere accesso ad aree specifiche dell'azienda ed eseguire vari tipi di Due Diligence (legale, fiscale, operativa, finanziaria, ecc.).

La data room fisica sta perdendo la sua esistenza?

In una data room fisica le informazioni sono rese disponibili sotto forma di file e documenti che sono collocati in raccoglitori, cartelle e scatole. Gli investitori, i potenziali acquirenti e i potenziali offerenti fanno andare i loro team di due diligence nella sede fisica e analizzano le informazioni disponibili. Una data room fisica è sicura, poiché non è permesso copiare i documenti o lasciare la stanza senza l'autorizzazione delle persone appropriate. Far viaggiare le persone in un luogo fisico sembra qualcosa del passato. Quindi, vediamo che le data room fisiche perdono la loro posizione a favore delle data room virtuali. Attualmente ci aspettiamo che tra 10% e 25% di tutte le transazioni M&A utilizzino ancora una data room fisica. Quale percentuale crede che utilizzi ancora una data room fisica?

Il passaggio da una sala dati fisica (DR) a una virtuale (VDR)

Il processo di due diligence ha tradizionalmente utilizzato una data room fisica per realizzare la divulgazione dei documenti. Per ragioni di costo, efficienza e sicurezza, le sale dati virtuali hanno ampiamente sostituito le più tradizionali sale dati fisiche. Di seguito diamo qualche informazione in più su questi vantaggi e sulle ragioni per cui le sale dati virtuali (VDR) sono preferite a quelle fisiche (DR). Credi che la data room fisica continuerà ad essere usata in futuro?

Quali sono i vantaggi di una data room virtuale rispetto a una data room fisica?

Vediamo molti vantaggi di una sala dati virtuale rispetto a una fisica. Anche se la VDR in pratica è ancora lontana dall'essere perfetta, pensiamo che il processo di due diligence tramite data room abbia fatto molta strada. I processi di due diligence possono essere ottimizzati e lo sono. Tuttavia, la VDR non è ancora niente di più di un ambiente tecnico. La gestione completa di un progetto di Due Diligence eseguito in una VDR deve essere fatta da persone.
Possibili vantaggi di un VDR per l'acquirente:

Risparmio di tempo (nessun viaggio richiesto)

Comodità (lo studio del materiale nella sala dati può essere fatto nel proprio tempo)

Campo di gioco equo (tutti gli acquirenti hanno le stesse informazioni)

Lettura di documenti online

Possibili vantaggi di un VDR per il venditore:

Risparmio di costi (deve essere impostato solo una volta, nessuna disponibilità fisica)

Facilità di impostazione (l'accesso ai documenti può essere regolato per acquirente)

Trasparenza (l'attività dei singoli acquirenti può essere tracciata)

Processo parallelo (più acquirenti possono visitare la data room simultaneamente)

Sicurezza (se il sistema è impostato correttamente)

Naturalmente ci sono anche possibili problemi o svantaggi dei VDR:

Rischio di sicurezza (se i sistemi falliscono o vengono violati)

La velocità del sistema può essere bassa

Conformità legale

Le informazioni non digitali sono difficili da mostrare o devono essere prima scannerizzate

Chi sono i fornitori di VDR

Un gran numero di VDR esiste sul mercato e tutti forniscono diverse soluzioni intorno alla virtual data room. Alcuni fornitori di sale dati virtuali sono:

iDeals

Caplinked

Ethosdata

Intralinks

Merrill Datasite

Abobe VDR

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di ogni fornitore?

Tutti i diversi VDR hanno vantaggi e i loro specifici punti forti e deboli. Alcuni sono adatti per affari molto grandi e complessi. Tuttavia, questo spesso significa anche che questi VDR hanno un prezzo più alto. Una funzionalità molto specifica non è sempre veramente necessaria per ogni progetto di M&A. In questo articolo non vogliamo andare in profondità su ogni specifico fornitore di VDR e la sua offerta in quanto questo sarebbe probabilmente parte di uno studio più ampio che possiamo pubblicare in una fase successiva.

Quale fornitore preferisci e quali vantaggi vedi?

Vi interessa uno studio dettagliato e una panoramica dei fornitori di VDR sul mercato?

Prezzi dei diversi fornitori di sale dati virtuali (VDR)

Per quanto riguarda i prezzi, ci sono VDR che addebitano un importo fisso combinato con tariffe per uso. Altri VDR che vediamo si fanno pagare solo per il numero di pagine che vengono aggiunte nel loro sistema VDR. Si deve pensare a vari (decine di) centesimi per pagina usata nel VDR. In questo momento è ancora un mercato dove i VDR cercano di conquistare quote di mercato e vogliono diventare il fornitore preferito. Qual è la tua esperienza con i prezzi dei VDR?

Cosa è importante per organizzare un processo efficiente di DR (data room)?

I VDR forniscono normalmente solo un'infrastruttura tecnica. Strutturare i dati e gestire il processo di un progetto di Due Diligence è una storia completamente diversa. Se avete a che fare con una vendita aziendale di dimensioni significative, dove un gran numero di documenti deve essere presentato ai possibili acquirenti, è importante strutturare il tutto in modo efficiente.

È importante pensare in anticipo a un approccio strutturato. Dovete determinare quali diverse sezioni di dati aziendali volete utilizzare nella vostra data room prima di iniziare a popolare l'ambiente tecnico. Abbiamo persone che gestiscono solo processi di data room su base giornaliera. Per avere un feedback su come strutturare un processo di data room non esitate a mettervi in contatto con noi. Cosa pensi sia importante nell'organizzazione di un buon processo di data room?

Quali sono i fallimenti comuni nei processi VDR (data room)?

Abbiamo visto molti processi diversi di data room in cui abbiamo avuto seri dubbi. Gli esempi vanno dall'uso di un ambiente proprio, non protetto, alla mancanza di gestione e di leadership. Durante una transazione da 250 milioni di euro abbiamo visto un'azienda usare un proprio ambiente virtuale che non aveva una vera struttura e non era sicuro. Tutti i documenti potevano essere scaricati senza sicurezza e la struttura della data room era carente. Inoltre, la data room non era stata popolata prima dell'inizio del progetto e nuovi documenti continuavano ad essere aggiunti durante il processo, rendendolo un progetto inefficiente.

A volte vediamo anche aziende che rendono una segretaria responsabile della gestione della data room. Anche se questo non deve necessariamente essere un male, è importante che il manager del progetto di data room (Due Diligence) abbia esperienza nella gestione di una data room. Risparmiare sulle risorse per una data room può essere una scelta costosa alla fine se il progetto fallisce o viene ritardato. Se un acquirente serio e qualificato abbandona il processo a causa della bassa qualità del processo di data room, la perdita potrebbe essere superiore al risparmio ottenuto.

Avete visto qualcosa di divertente o fallimenti in un processo di data room che volete elaborare?

Il futuro dei VDR

Ci sono alcuni nuovi sviluppi nell'area dei VDR. L'industria è ancora molto in sviluppo. Ci aspettiamo che i VDR estendano le loro funzionalità e si concentrino su una nicchia di mercato. Questo può essere sia soluzioni più piccole e più semplici ad un prezzo inferiore (a volte vediamo i consulenti usare dropbox come esempio). Ci aspettiamo che i giocatori più grandi si concentrino su soluzioni più estese con più funzionalità che hanno un prezzo più alto. Quali nuovi sviluppi vede? Dove vedete andare il mercato? Fateci sapere i vostri pensieri qui sotto.